Cuatro ventajas de digitalizar los procesos administrativos para las pymes

Entrevista de Joao Sampaio, Director de Negocios Internacionales de PHC, al Diario peruano Exitosa

Publicado em 08/02/2018 00:00:00



Almacenar la información de valor de la compañía es una práctica que las pequeñas y medianas empresas (pymes) suelen realizar con la ayuda de hojas de cálculo y cuantas carpetas se puedan crear en el servidor de la compañía.

Esta realidad afecta a una gran cantidad pymes peruanas, pues, según la firma PHC Software, entre un 40% y 50% de estos negocios adoptan este tipo de prácticas. Sin embargo, en la mayoría de casos esto se debe al desconocimiento de la existencia de plataformas de gestión empresarial.

En ese contexto, el director de negocios internacionales de la compañía y a la vez experto en gestión empresarial, Joao Sampaio, explica cuatro principales ventajas de un uso adecuado de estas plataformas.

Áreas beneficiadas

Si bien es cierto que todas las áreas de la empresa se pueden ver beneficiadas con la implementación de estos sistemas, Sampaio explica que “ventas, financiero, contabilidad y compras” son aquellas donde se observará un mayor impacto.

“Es mucho más ordenado y productivo tener esa información en un solo acceso y no en varias hojas (de cálculo)”, comenta.

Digitalización

Otra de las ventajas se relaciona con la digitalización, pues a pesar de que es difícil medir cuánto se puede ahorrar en tiempo de procesos, el especialista explica que resulta inevitable que estos se agilicen.

Productividad

Al momento de dedicar esfuerzos y atención a determinadas tareas de búsqueda y almacenamiento de información, las empresas y sus trabajadores suelen invertir un tiempo que podría redirigirse hacia la actividad central de negocio, con el objetivo de generar mayor valor. Ello, precisa Sampaio, puede tener un efecto positivo en la productividad de la compañía.

“Al no tener la información a la mano, las empresas no pueden tomar decisiones rápidas ni en el momento correcto y eso afecta al desempeño del negocio”.

 Practicidad y rentabilidad                

Si bien la inversión a realizar varía según el tamaño y la complejidad de las actividades que efectúe la pyme, implementar un sistema de gestión puede requerir inversiones USD 500 en casos de bajos requerimientos, como incluso superar los USD 1,000 sin problemas.

Sin embargo, más allá de los costos, Sampaio aclara que de producirse una implementación adecuada será posible observar un efecto positivo en la toma de decisiones de la compañía, en especial a mediano plazo.

“Toda implementación de sistema ERP impacta en la rentabilidad”, comenta, para luego agregar que el plazo para implementar estos sistemas en una compañía también estará condicionado por cuán complejos sean sus procesos y qué tan amplia sea su base de datos. En los casos más simples, asegura, “la implementación puede tomar al menos un mes”.